När en kund skickar en offertförfrågan skickar de ofta samma förfrågan till flera leverantörer. Den som svarar först, och svarar tydligt, får ofta det första samtalet. Det betyder inte att den billigaste förlorar, men den som inte hörs har svårt att komma in i matchen.
Tumregeln: inom en timme, och en bekräftelse direkt
Det finns ingen lag som säger hur snabbt ni måste svara, och det finns inte ett enda rätt svar som gäller alla branscher. En praktisk tumregel är ändå:
- Bekräfta direkt. Kunden ska få en bekräftelse inom några minuter att förfrågan har kommit fram och att någon tittar på den.
- Ge ett första riktigt svar samma dag. Helst inom en arbetstimme. Det kan vara en följdfråga eller ett förslag på tid.
- Boka nästa steg. Ett svar som slutar med "hör av dig om du är intresserad" gör kunden ansvarig. Ett svar som slutar med en bokad tid gör er ansvariga, och det är ni som vill vara det.
Varför första svaret väger tungt
Kunden jämför flera bolag, och den som svarar först sätter ofta ramarna för samtalet. Kunden har dessutom inte hunnit gå vidare till nästa leverantör, och ni får chansen att ställa frågorna som gör offerten bra.
Ett snabbt svar visar också något om hur ni jobbar. En kund som får svar på kvällen drar slutsatsen att ni lyssnar.
Det här fungerar sällan
- "Vi svarar i morgon." Kunden har då redan hört av sig till de andra.
- Ett mejl utan frågor. "Tack för din förfrågan, vi återkommer" ger kunden ingenting. Ställ de två eller tre frågor ni ändå behöver.
- En inkorg som ingen äger. Om ingen har ansvar för inkorgen blir förfrågningarna liggande.
Vad ni kan göra när ni är ute på jobb
De flesta B2B-bolag har inte någon som sitter vid mejlen hela dagen. Några sätt att klara svarstiden ändå:
- Utse en ansvarig och en reserv för inkorgen, med tid avsatt flera gånger per dag.
- Skicka ett automatiskt första svar med bekräftelse och de viktigaste följdfrågorna.
- Låt kunden boka en tid själv i er kalender i stället för att mejla fram och tillbaka.
- Använd en AI-receptionist som svarar inom en minut, ställer följdfrågor och bokar in kunden i er kalender, även på kvällar och helger.
Räkna på er egen svarstid
Ta de senaste tio förfrågningarna. Hur lång tid gick det mellan att de kom in och att någon svarade? Hur många fick svar samma dag? Börja där, och ta bort den största flaskhalsen först.
Vill du ha hjälp att hitta dem? Ladda ner vår checklista med tio ställen där förfrågningar tappas bort, eller boka en gratis genomgång på 15 minuter.