En AI-receptionist är en tjänst som svarar på förfrågningar via webbchatt, sms och mejl, ställer följdfrågor och bokar in kunden i er kalender. Den kan göra mycket, men den ska inte göra allt. Här är en tydlig gräns som vi utgår från när vi sätter upp den hos kunder.
Det den bör göra
- Svara direkt. Kunden får en bekräftelse inom en minut, även på kvällar och helger.
- Ställa följdfrågor. Typ av uppdrag, omfattning, plats, tidplan. Det underlag ni annars hade fått jaga.
- Sortera. Förfrågningar som inte passar, till exempel fel område eller fel typ av uppdrag, kan hanteras artigt utan att ta er tid.
- Boka nästa steg. Ett platsbesök, ett samtal eller ett möte i er kalender.
- Följa upp. Påminna kunden före mötet, och höra av sig om en skickad offert inte besvarats.
Det den inte bör göra
- Lova saker ni inte har bestämt. Pris, leveranstid och tillgänglighet är era beslut. Receptionisten ska samla in underlag, inte ge löften.
- Hantera klagomål och känsliga ärenden. När kunden är upprörd ska en människa ta över.
- Låtsas vara en människa. Kunden ska veta att det är en AI, och ska enkelt kunna komma i kontakt med en person.
- Svara på det den inte vet. Den ska säga att den återkommer, i stället för att gissa.
Hur ni bestämmer gränserna
När vi sätter upp en AI-receptionist börjar vi med att gå igenom tre saker tillsammans med er:
- Vilka frågor den får svara på, och vilka svar som ska komma från er.
- När en människa ska ta över, och hur ni får besked om det.
- Hur tonen ska låta, så att den låter som ert bolag.
Sedan testar vi flödet tillsammans innan det går live, och justerar efter vad som faktiskt händer de första veckorna.
Passar det er?
En AI-receptionist passar bäst för bolag där nya uppdrag börjar med en förfrågan eller offert. Vi har skrivit mer om hur det ser ut i tre branscher:
- AI-receptionist för bygg och entreprenad, där offertförfrågningar kommer när ni är på bygget.
- AI-receptionist för bemanningsbolag, där den som svarar först ofta får uppdraget.
- AI-receptionist för bilverkstäder och lackerare, där missade samtal blir bokningar hos konkurrenten.
Om ni har många förfrågningar som blir liggande, eller bolaget är litet och ni har svårt att hinna svara, är det ofta värt att titta på. Läs också så snabbt bör ni svara på en offertförfrågan.
Vill du se hur det kan fungera hos er? Boka en gratis genomgång på 15 minuter, eller ladda ner checklistan med tio ställen där förfrågningar tappas bort.